Behandling af personoplysninger

Hos Palæ Ejendomsadministration A/S behandler vi følgende personoplysninger:

Oplysninger om lejere eller fremlejetagere: Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse, lejemålsnummer

- Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund

- Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand, herunder oplysninger om separation, skilsmisse og samlivsophævelse

- Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg i deposita

- Oplysninger om og korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold, herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager, boligstøtte

- Registreringsnummer på biler, ved leje af parkeringsplads
- Årsag til fraflytning, herunder dødsfald eller flytning til plejehjem

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

- CPR-nummer

Oplysninger om medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse, kunde-nummer

- Hvidvaskdokumentation, herunder billedlegitimation - Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
- Familiemæssige forhold og oplysninger om husstand - Fotos, billeder eller videooptagelser

- Betalingsoplysninger, herunder bankkonto, evt. betalingsmisligholdelse, insolvens- eller konkurserklæringer og udlæg

- Oplysninger om og korrespondance vedrørende medlemsforhold i foreningen, herunder andelens eller lejlighedens værdi og indretning, forbrugsregnskaber, vaskekort, adgangsnøgler- og kort, klagesager

- Tinglyste oplysninger, som servitutter, rettigheder og gæld
- Årsag til salg, herunder dødsfald, skilsmisse, samlivsophør eller flytning til plejehjem - Registreringsnummer på biler ved administration af parkeringspladser Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer

Oplysninger om ansøgere:

Almindelige personoplysninger:

- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse

- Oplysning om de Registreredes særlige tilknytning og prioritetsstilling efter udlejers gældende tildelingsregler (medlemsnr., o.lign.)

- Korrespondance omkring tildeling af boliger, herunder lejlighedspræferencer, familiemæssige forhold og husstand

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

- CPR-nummer

Oplysninger om ansatte:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse

- Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund
- Familiemæssige forhold og kontaktoplysninger på nærmeste pårørende - Fotos, billeder eller videooptagelser

- Oplysninger til ansættelses- og lønadministration, herunder lønoplysninger, kontooplysninger, skattekort, uddannelse, anciennitet, bibeskæftigelse, arbejdstid og -opgaver, adgangsnøgler og - kort, ferieafholdelse, sygefravær, barselsfravær, medarbejdergoder, socialsikring, pension, straffeattest, advarsler, påtaler, bortvisning og opsigelse

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

- CPR-nummer
- Evt. tilhørsforhold til en fagforening

- Evt. alkohol- eller narkomisbrug

Oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse

- Titel, erhverv, stilling og uddannelsesmæssig baggrund

Oplysninger om kunder, kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse

- Titel, erhverv, stilling, herunder bestyrelses- og direktionsposter, uddannelsesmæssig baggrund

- Oplysninger om ejerskab af selskaber eller ejendomme, der indgår i kundeforholdet samt tilhørende forhold, som forsikring, bankoplysninger, regnskabs- og skatteoplysninger, tegningsrettigheder og fuldmagtsforhold

- Hvidvasklegitimation, herunder billedlegitimation af kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

- CPR-nummer

Oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere:

Almindelige personoplysninger:

- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, IP- adresse

- Titel, erhverv og uddannelsesmæssig baggrund - Familiemæssige forhold

Palæ Ejendomsadministration A/S behandler som udgangspunkt ikke særlig følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Der kan dog undtagelsesvist være sager omkring lejeretlige forhold, hvor Palæ Ejendomsadministration A/S til sikring af Kundens rettigheder efter anden lovgivning vil behandle følsomme personoplysninger, såfremt Palæ Ejendomsadministration A/S f.eks. har behov for at registrere et strafbart forhold i eller i forbindelse med Kundens ejendomme, herunder for at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som ophævelsesgrundlag.

Endelig kan Palæ Ejendomsadministration A/S undtagelsesvist foretage behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med håndtering af personalemæssige forhold for Kundens medarbejdere tilknyttet Kundens ejendomme, enten til at sikre Kundens krav på refusion, eller kompensation for en offentligretlig eller forsikringsretlige dækning eller til at sikre Kundens retsstilling ved et erstatningskrav eller som anmelder vedrørende er strafbart forhold.

Indsamling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

• Ejendomsmæglere

• Udlejer

• Udlejers/foreningens tidligere ejendomsadministrator

• Andre beboere på ejendommen

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis:

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig

• Behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven og

  Hvidvaskloven

• Vores eller vores kunders berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger

  (interesseafvejningsreglen)

• Behandling med samtykke

  Formålene:
  Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:

• Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

  Formål med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

• Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

  Formål med behandling af oplysninger på ansøgere:

• Håndtering af ventelisten, herunder opkrævning af kontingent

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

  Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

• Håndtering af ansættelsesforhold

• Opfyldelse af lovkrav

• Udbetaling af løn, godtgørels

• er, refusioner og lignende

   

   

  Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

• Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

• Håndtering af administrationsaftale

• Opfyldelse af lovkrav (Hvidvaskloven)

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

  Formål med behandling af oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere:

• Håndtering af aftale med ’hovedpersonen’

• Håndtering på baggrund af ønske fra de berørte personer

• Opfyldelse af lovkrav

• Administration af din relation til os eller til vores kunder

   

   

   

   

   

   

   

  Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

• I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Følgende behandling kan typisk forekomme:

• Vi opbevarer dine almindelige personoplysninger i en periode efter ophør af dit lejeforhold, efter udtræden af foreningen eller efter ophør af din leverandøraftale, dit kundeforhold mv. Det sker både i forhold til gældende lovgivning (f.eks. Hvidvaskloven eller Bogføringsloven), der forpligter os, til at opbevare oplysninger i en given periode. Derudover opbevares oplysninger af praktiske og administrative hensyn og med henblik på forældelsesreglerne.

• Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til kunden, revisor, håndværkere, huslejenævn, advokat, ejendomsmæglere, potentielle købere af ejendommen i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med drift og administrationen af ejendommen.

• Din lejekontrakt kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejdes værdi.

• Både opbevaring og videregivelse sker under hensyn til udlejers interesse i at kunne dokumentere grundlag for lejefastsættelsen i ejendommen eller i et bestemt lejemål samt udlejers pligt til og interesse i at opretholde god skik og orden i ejendommen.

   

   

  Samtykke

  Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

  Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.

Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Bliver ejendomme solgt, videregives relevante oplysninger om ejendommen, herunder beboelses- og lejeforhold, til potentielle købere. Er ejendommen omfattet af reglerne for tilbudspligt, bliver oplysningerne ligeledes videregivet til ejendommens andre beboere.

Lejekontrakter kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejedes værdi.

Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Der kan forekomme behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som medlem af foreningen, som beboer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening, som ansøger, som ansat på ejendommen, som kontaktperson hos en leverandør eller samarbejdspartner, som kunde eller kundens reelle ejer eller bestyrelsesmedlem eller som biperson.:

Lejer- eller fremlejetager:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller

fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit virke er ophørt.

Medlemmer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode efter medlemskabets ophør og i

overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor du er udtrådt af foreningen.

Ansøgere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemskab på ventelisten

og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på opfyldelse af forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit medlemskab er ophørt.

Ansatte på ejendommene:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit ansættelsesforhold er ophørt.

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af leverandør- eller samarbejdsaftalen og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne, opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af regnskabsåret med sidste leverance eller hvor samarbejdet er ophørt.

Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af kundeforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn og af hensyn til bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i 5 år efter udløbet af regnskabsåret for kundeforholdets ophør.

Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere Reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer hos kunder:

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter udløbet af regnskabsåret for hovedforholdets ophør.

Vi opbevarer oplysninger, der er relevante som dokumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, f.eks. lejekontrakter, lejevarslinger, huslejenævnsafgørelser og domme, så længe de kan være nødvendige.

Sikkerhed

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger; der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

  Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

  Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

  Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.